Ковзні прогнози – це не щось нове, але мушу зазначити, що більшість готелів їх не використовують, хоча їм справді варто було б. Це неймовірно корисний інструмент, який буквально на вагу золота. З огляду на це, він не важить багато, але як тільки ви починаєте ним користуватися, це незамінний інструмент, який ви повинні мати щомісяця, а його вплив і важливість зазвичай набирають ваги та обертів в останні кілька місяців року. Як і сюжет у хорошому детективі, він може раптово змінитися та призвести до неочікуваного фіналу.
Для початку нам потрібно визначити, як ми створюємо ковзний прогноз, і вказати на найкращі практики його створення. Потім ми хочемо зрозуміти, як ми повідомляємо про його результати, і, нарешті, ми хочемо побачити, як ми можемо використовувати його для зміни фінансового напрямку, що знову дасть нам шанс досягти наших показників.
На початку має бути бюджет. Без бюджету ми не можемо мати ковзного прогнозу. Детальний 12-місячний бюджет готелю, який складається менеджерами відділів, консолідується фінансовим керівником і затверджується брендом і власником. Це, звичайно, звучить досить просто і легко, але це зовсім не просто. Читайте блог на бічній панелі про те, чому створення бюджету займає так «тривожно багато часу», тут.
Після затвердження бюджету він остаточно фіксується, і жодні подальші зміни не дозволяються. Він залишається незмінним назавжди, майже як шерстистий мамонт із давно забутого льодовикового періоду, він ніколи не зміниться. Саме цю роль відіграє ковзний прогноз. Як тільки ми перейдемо до нового року або дуже пізно в грудні, залежно від графіка вашого бренду, ви будете прогнозувати на січень, лютий і березень.
Основою для 30-, 60- та 90-денного прогнозу, безумовно, є бюджет, але тепер ми бачимо ситуацію набагато чіткіше, ніж коли складали бюджет, скажімо, у серпні/вересні. Тепер ми бачимо плани, темпи, групи, і завдання полягає в тому, щоб якомога точніше прогнозувати кожен місяць, водночас використовуючи бюджет для порівняння. Ми також порівнюємо себе з тими ж місяцями минулого року для змістовного порівняння.
Ось приклад того, як ми використовуємо ковзний прогноз. Припустимо, ми запланували бюджет REVPAR на січень у розмірі 150 доларів, лютий – 140 доларів та березень – 165 доларів. Останній прогноз показує, що ми дещо наближаємося до результату, але відстаємо. REVPAR на січень – 130 доларів, лютий – 125 доларів та березень – 170 доларів. Змішана картина порівняно з бюджетом, але очевидно, що ми відстаємо за темпами, і картина доходів не найкраща. То що нам робити тепер?
Тепер ми змінюємо напрямок, і фокус гри переходить з доходів на Республіканську партію. Що ми можемо зробити, щоб зменшити втрачений прибуток у першому кварталі, враховуючи прогнозоване зниження доходів порівняно з бюджетом? Що ми можемо відкласти, затримати, скоротити, виключити в нашій діяльності, коли йдеться про заробітну плату та витрати в першому кварталі, що допоможе нам зменшити втрати, не вбиваючи пацієнта? Остання частина є критично важливою. Нам потрібно детально знати, що ми можемо скинути з корабля, що тоне, щоб він не вибухнув нам в обличчя.
Саме таку картину ми хочемо створити та якою керувати. Як нам максимально зберегти баланс у фінансовому плані, навіть якщо прибуток не відповідає плануванню бюджету? Щомісяця ми відстежуємо та максимально коригуємо наші витрати. У цьому випадку ми просто хочемо вийти з першого кварталу, залишивши більшу частину своєї шкіри. Це ковзний прогноз у дії.
Щомісяця ми оновлювали наступну 30-, 60- та 90-денну картину, і водночас заповнювали «фактичні місяці», щоб мати дедалі ширший погляд на горизонт до кінцевої мети – бюджету Республіканської партії на кінець року.
Давайте візьмемо квітневий прогноз як наступний приклад. Тепер у нас є фактичні дані за січень, лютий та березень! Тепер я бачу показники за рік станом на березень, і ми відстаємо за доходами та ВВП від бюджету, плюс останній прогноз на наступні 3 місяці та, нарешті, бюджетні показники за останні 6 місяців. Весь цей час я стежу за призом – кінцем року. Прогноз на квітень та травень сильний, але червень слабкий, а до літа ще надто далеко, щоб надто хвилюватися. Я беру свої останні прогнозовані показники на квітень та травень і бачу, де я можу компенсувати деякі слабкості першого кварталу. Я також зосереджуюся на червні, що ми можемо закрити та правильно підібрати розмір, щоб ми могли пройти першу половину року з бюджетним ВВП або дуже близьким до нього.
Щомісяця ми актуалізуємо наступний місяць і пишемо наш прогноз. Це процес, якого ми дотримуємося протягом року.
Давайте візьмемо прогноз на вересень як наступний приклад. У мене є результати за серпень з початку року, і картина за вересень є солідною, але жовтень і особливо листопад значно відстають, особливо з точки зору темпів роботи групи. Ось тут я хочу згуртувати війська. Наша Республіканська партія досягла б бюджету станом на 31 серпня дуже близько. Я не хочу програти цю гру в останні 4 місяці року. Я докладаю всіх зусиль разом зі своїми командами з продажу та управління доходами. Нам потрібно виставити на ринок спеціальні пропозиції, щоб компенсувати слабку картину роботи групи. Нам потрібно забезпечити зосередженість на короткостроковій перспективі. Що ми можемо зробити, щоб максимізувати доходи та мінімізувати витрати?
Це не виснажлива математика, але це те, як ми керуємо бюджетом. Ми використовуємо ковзний прогноз, щоб максимально наблизитися до бюджету Республіканської партії на кінець року. Коли ми відставали, ми подвоїли зусилля з управління витратами та доходами. Коли ж ми випереджали, ми зосереджувалися на максимізації потоку коштів.
Щомісяця, аж до грудневого прогнозу, ми виконуємо один і той самий танець з нашим ковзним прогнозом і бюджетом. Це те, як ми ефективно керуємо. І, до речі, ми ніколи не здаємося. Кілька поганих місяців точно означають, що попереду чудовий місяць. Я завжди казав: «Керування бюджетом – це як гра в бейсбол».
Очікуйте на статтю під назвою «Дим і дзеркала» про те, як обіцяти недостатньо та перевиконувати очікування результатів року, одночасно наповнюючи свої шафи.
У компанії «Hotel Financial Coach» я допомагаю керівникам та командам готелів з коучингом з фінансового лідерства, вебінарами та семінарами. Навчання та застосування необхідних навичок фінансового лідерства – це швидкий шлях до більшого кар'єрного успіху та підвищення особистого процвітання. Я значно покращую індивідуальні та командні результати з доведеною окупністю інвестицій.
Зателефонуйте або напишіть сьогодні та домовтеся про безкоштовне обговорення того, як ви можете створити фінансово залучену команду керівництва у вашому готелі.
Час публікації: 13 вересня 2024 р.
